同窓会の立ち上げ!「 最強の11ステップ」幹事必見!

同窓会の作り方・立ち上げ方法、知ってますか?

 

あなたの所属する(過去にした)コミュニティに、今迄無かった同窓会を新しく立ち上げるのは大変です。しかし、取り汲むだけの価値は大いにあるので、是非頑張って下さい。同窓会のメリットについては「同窓会を作るべき5つの理由」をご覧ください。

 

同窓会をゼロからイチを作り出すプロセスには、強いパッションだけでは無く、チーム作って関係者各所に根回してく作業も必要不可欠です。また、今日ではLINEやFacebookなどのSNSは日常的なインフラとして普及していますので、人探しや情報共有なども簡単に出来ます。無料のITツールで、出欠確認やウェブサイトの開設なども随分簡単に用意できます。

 

今回は、同窓会を作ろうとしている幹事さんに役立つ「同窓会の作り方」を11のステップに分けてまとめました。

 

SETP1. 同窓会構想の叩き台作成

・コミュニティの現状を把握する

・成功している事例のベンチマーク

・自身のコミュニティの同窓会の構想をざっくりと作る

SETP2.  キーマンとなる先輩などにヒアリング

・作成した構想(叩き台)を先輩に共有してアドバイスをもらう

・叩き台を修正して、ブラッシュアップする

・エクセルかパワーポイントで資料化する

SETP3. 幹事メンバーのリクルーティング

・同窓会運営に必要な組織(役割・機能・人数・色)などを考える

・理想の組織に基づいて、同じコミュニティのメンバーで同窓会幹事をやる仲間をリストアップ

・事前に作成した構想(叩き台)を共有して、リクルートする

SETP4. 同窓会幹事での会議・決起会

・幹事メンバーで初回会議を設置(もしくはSkyepで会議)

・代表から、主旨・スケジュールなどを説明して、目線合わせをする

・決起会の機会を設けて、稼動に向けてモチベーションUP

SETP5.  SNSアカウント・ウェブサイト・銀行口座を作成し、組織体裁を整える

・同窓会のウェブサイトを作成(ワードプレスなどの無料ブログでも可)

・Facebookの非公開グループの作成(随時、追加していく)

・必要があれば、Twitter、Instagramなどのアカウントも作成

・銀行で同窓会専用の任意団体口座を作成する

STEP6. 連絡網の構築と根回し

・同窓会の会員候補を年代別にリストアップ

・幹事以外のキーマンにサポートして貰うための根回しをする

・幹事とキーマンを軸に、同窓会会員候補の人々への連絡系統を構築する

・facebookグループやLINEグループを活用する

 

STEP7. 同窓会への登録

・作成したグループや連絡系統を使って、メールテンプレートやウェブサイトなどの告知媒体を会員(候補)に共有する

・同窓会の登録フォームも同時に共有し、連絡先などの個人情報リストを収集する

STEP8. メールマガジン(会報)の発行

・同窓会の開催情報や所属コミュニティの情報を同窓会会報として、メールマガジンを発行する

・同時に、ウェブサイトの更新、FacebookグループやTwitterでの投稿も行う

 

STEP9.  同窓会の出欠確認

・大まかにコンセプトと日時や場所などパーティー概要を決める

・各チャネル(メールマガジン、LINE、Facebookなど)を通じて、同窓会の出欠確認を行う

⇒Google アンケートフォームを推奨

STEP10.  同窓会の開催

・事前に同窓会パーティーの内容はタイムライン化し、当日の配役も決めておく

・当日は幹事としパーティを取り仕切って運営する

・同窓会の設立主旨や今後の構想について発表する

・残ったお金は同窓会運営費として、指定口座にて会計係が管理

 

STEP11. 役員の引き継ぎによる世代交代

・次の役員(幹事)を選定して、引き継ぎを行う

・任期を決めて持ち回り制にして、永続的な開催を目指す