「同窓会幹事」がスケジューリングに徹底的に拘るべき3つの理由。

アラモードの皆さん、こんにちは。

どうも僕幹事です。桜の季節が早くも過ぎ去りそうですね。さて、同窓会まであと3ヶ月となりました。まだ3ヶ月、もう3ヶ月、捉え方は人夫々ですが。幹事としてはもう3ヶ月(100日)です。

 

プロジェクトの現在地

まず、正直に言うと、今回のアラモ同窓会に関しては、企画の中身(コンテンツ)は手つかずの状態です。最近、やっとこさ同窓会の会場探しが始まり、来週から企画のディスカッションに入る予定です。

 

というのも、実は今回の同窓会幹事は結婚式二次会の幹事も兼ねているからです。優先的にまず二次会の企画を進めています。しかし、関係者への招待と各種情報共有の仕組みの構築(FB非公開グループ,世代別LINEグループ,本ブログ,Web招待フォームなど)だけは済ませています。まず、其処だけ抑えていれば、本件に関しては第一関門クリアといったとこでしょう。協力して下さった皆様のお陰です。

 

幹事は本業の仕事に、プライベートに、二次会に、同窓会にと色々多忙ですが、これらをパラレルでこなす為にはスケジューリングが全てであり、作業手順書がゴールまでの地図です。まあそんな中、実は僕達幹事チームは、隔週若しくは各隔週でSkypeでweb会議をやっています。進捗の共有やディスカッションだったり、その会のアジェンダによって異なります。

で、、、幹事チーム下記の通り、手順書を作ってスケジューリングを徹底しています。

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2015年同窓会幹事のプロジェクト図

 

さて、表題の幹事がスケジューリングに拘る理由は次の3点です。

 

1:変数の最小化

言い換えるとリスクの最小化です。

流石に3ヶ月後のイベント開催となると油断しがち。でも、そのわずか100日の中で環境や条件が大きく変化しますよね?重要なモノ・コトの抜け漏れは然り、自分の仕事が忙しくて手が空かなくなったり、結果妥協してクオリティが下がったり。などなどの多岐にわたる変数が存在しています。

ですので、まず企画段階で当日までのプロセスを明確にし工程に切り分けて、必要作業時間を見積もり、役割を作り人を巻き込んで一つ一つ作業を潰して行くわけです。

ワンホールのケーキを12当分して小さく分けて食べて行くイメージです。一気に食べようとするとギブアップするリスクが高いけど、一個×12回なら、、、的な。その為には手順書が必要なわけです。

 

 

2:効率化

参画してくれる人(幹事)の時間負担・作業負担を最小にするために効率化は必須です。

社外プロジェクトは効率化が鍵です。学生時代と違って今は本業があり、余ったプライベートを割いて本プロジェクトに参画しないといけない制約があります。

最短ルートで、無駄な作業が出ないよう、優先度と重要度に着目して、作業工程を決めます。そして、参画してくれた幹事メンバーやサポートメンバーの方を適材適所(風味?)に配置します。毎回会議の際に、スケジュール通りに進んでいるのか、ン毛漏れは無いか、問題点は無いかなど割と細かく確認します。その為には手順書が必要なわけです。

 

 

3:チームビルディング

幹事だけ、例えば僕1人だけ頑張っても、結果はたかが知れています。

色々な人が集って知恵を出した方が企画自体の視野が広がります。各個人や役割レベルで上手く稼動し始めれば、全体が楽になるしやってて面白くなります。それぞれが社会で何かしらのスキルを身につけ、成長を遂げている訳なので、それを持ち寄る事は大きなシナジーが期待できます。

その為には、能力を発揮してもらう為にも、事前にどんな仕事があって、その仕事の難易度がどれくらいで、、、などは考慮しておく必要があります。その為には手順書が必要なわけです。

 

やはり、プロジェクト形式で複数の人と仕事を進める際にはプロジェクトマネージャーの役割が必須であり、プロジェクトを管理するツールが必要です。そのツールが今回お見せした手順書です。経験上、僕は2つの事を肝に銘じて本プロジェクトに関わっています。幹事のメンバーにも言ってます。一つは、”自分の想定より1.5倍の時間がかかる”という事。そしてもう一つは、”準備が80%で当日が20%”だという事

 

 

最後に

この記事もいよいよ最後です。今回は敢えて趣向を変えて、ビジネスライクな記事を書きました。

ご存知の通り、結婚式二次会やサークルの同窓会。そんなに戦略的に頑張らなくても其れなりに実行できちゃいます。でも、其れなりのマインドと準備じゃ、其れなりの成果しか出ません。今思えば僕の幹部もテニスへの姿勢は完全に惰性でした。(笑)ごめんなさい。

 

とは言え、学生時代と同じクオリティのスキルやマインドで、取組む事自体、結果が見え見えで、個人的には時間の無駄です。僕自身他の事にも携わってますし、新郎新婦の2人は式の準備があるし、たかとはシンガポール赴任を控えているし、まさやんも自身の結婚準備があり、ピンキーは広島カープの試合と色々あります。でも、其れと取組み方は別問題。

 

どうせやるなら、一生懸命に取組んで、できる限り高い成果を出す。例え、それが仕事でなくてもね。(個人的な考えですが、緊急では無いけれど、重要なこの手の事が人生を豊にすると思っています。)そして、何より参加者に満足してもらうこと!長々と書きましたが、一応今回の同窓会は秋田浩行くん・見染文さんの結婚式3次会でもあります。新郎新婦にとっては一生に一度の晴舞台です。アラモード15~23 代の皆さんで盛大に祝ってやりましょ〜!!

 

 

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